L’ordre de transport est un document utilisé avant d’entreprendre tout travail d’achat et de vente de transport routier. Il sert de support contractuel entre un donneur d’ordre et un opérateur de transport.
Un ordre de transport permet d’identifier avec précision une quantité donnée de marchandises.
Il comporte un en-tête suivi d’une ou de plusieurs lignes. Ce document fournit des informations essentielles sur les marchandises à transporter, pour optimiser le chargement ,la planification ainsi que le suivi de la cargaison.
L’en-tête indique les informations générales relatives à la cargaison. On y retrouve par exemple la date de livraison ainsi que les coordonnées du destinataire.
La ligne d’ordre de transport identifie une des marchandises à transporter, ses dimensions, sa quantité, les dates exactes de chargement et déchargement, son type, son poids, son assurance, d’éventuels frais de transport, le prix du fret, les conditions de paiement.
L’entreprise de transport peut refuser de livrer une commande, mais une fois que l’ordre de transport est accepté par cette dernière, elle établit avec le donneur d’ordre (l’entreprise de chargement ou bien la personne physique ou morale possédant les marchandises, un contrat exécutoire.
Il n’existe pas d’ordre de transport type, chaque entreprise a la possibilité de générer le sien tant que les informations importantes y figurent. Par ailleurs, ce document est requis aussi bien pour les transactions nationales que celles à l’étranger dans le cadre d’un transport de fret à l’international.
Les registres contenant les ordres de transport antérieurs doivent être conservés pendant une période de 5 années au minimum pour un suivi adéquat du cycle de vie.
